Nossas primeiras interações com a CRODA começaram a ganhar forma durante conversas sobre a customização do sistema ERP da empresa que buscou uma solução para ajudar na falta de envolvimento dos funcionários em questões recorrentes.
Com uma produção química complexa, os processos são de extrema importância dentro dos aspectos regulatórios e de qualidade dos produtos da CRODA. Grande parte do MOC (gerenciamento de mudança), auditorias e outras operações era realizado por meio de e-mails, conversas e planilhas e falhas de comunicação aconteciam por não ficar claro quem deveria aprovar tarefas específicas, gerando alguns erros repetidamente.
A necessidade de digitalização era eminente quando a Performa_IT entrou em cena. A CRODA não conseguia encontrar no mercado uma solução pronta para atender às suas necessidades exclusivas, e customizar grandes plataformas de ERP era caro e demorado.
Uma solução personalizada parecia perfeita.
Com base no Design Thinking, nossa equipe começou reenquadrando o problema, ou seja, se aprofundando em como os departamentos se comunicava e como a informação fluía dentro das áreas.
Descobrimos que não só Auditoria e MOC estavam no local, mas também Análise de Risco, Compras, BDS (segurança baseada em comportamento), entre outros.
Em qualquer empreendimento baseado no design centrado em pessoas, mapear todos os que estão direta ou indiretamente impactados pelo problema é crucial para a criação de uma solução inclusiva.
Em parceria com a equipe de TI da CRODA, esboçamos algumas opções de MVP, uma das etapas mais desafiadoras de qualquer projeto de produto. Elaboramos um escopo baseado em funcionalidades para a criação de eventos, ocorrências e ações com uma hierarquia simples que posteriormente se mostrou útil para dimensionar o produto.
A proposta desenvolvida permitia ao usuário consultar os prazos das tarefas e ver quem era o responsável em cada atividade, um conceito simples, mas altamente complexo devido ao cumprimento dos processos e regulamentações da CRODA. O software não era uma ferramenta de gerenciamento de projetos (para isso, o mercado já está bem servido), mas um meio de gerenciar mudanças para eventos de curto e longo prazo por meio de regras e aprovações.
A CRODA é uma empresa global com mais de 4.000 funcionários. Um dos resultados mais gratificantes que a equipe da Performa_IT alcançou foi transmitir com sucesso para a equipe da CRODA a essência do desenvolvimento ágil com base em uma abordagem enxuta para o escopo do MVP. Inicialmente, nossos parceiros estavam céticos sobre não criar um roteiro de produto de um ano e se sentiam desconfortáveis com Scrum e entregas pequenas (mas constantes). Depois que o MVP começou a evoluir e o valor surgiu, as barreiras mentais desapareceram, revelando eficiência e entregas rápidas.
Juntamente com o responsável do aplicativo no departamento de Qualidade, a equipe de TI da CRODA colaborou com a Performa_IT para preparar o backlog do produto e conduzir todas as cerimônias Scrum necessárias para manter o ritmo de entrega. Somente em 2021 a equipe impulsionou mais de 11 melhorias consideráveis na produção.
Mais de 300 usuários usam a solução em todos os departamentos, gerenciando qualquer tipo de ação que a empresa esteja realizando e que possa, ou não, se tornar um projeto no futuro. A CRODA pode identificar rapidamente os espaços de melhoria e acompanhá-los. O sistema é compartilhado para toda a empresa, gerando transparência, engajamento e dando a qualquer colaborador a chance de dizer: “Ei, vejo que você está fazendo a atividade X para melhorar o processo Z. Já considerou esses dois outros departamentos no seu plano?”. Em uma grande corporação, uma comunicação transparente é essencial.
Testes anteriores de melhorias também podem ser recuperados rapidamente. Se alguém tentou uma nova solução no passado e não funcionou, a próxima pessoa que tiver uma ideia semelhante pode economizar muito tempo aprendendo com as experiências dos outros.
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